Digital Project: Papierloses Korrektorat bei der Rotstift AG

Mit seiner mittlerweile 28-jährigen Geschichte ist Rotstift das älteste unabhängige Korrekturbüro der Schweiz. Das hält das Unternehmen jedoch nicht davon ab, stets innovativ zu bleiben. Am 15. Oktober ging ein digitales Kundenportal online, welches direkt mit dem ebenfalls neu beschafften ERP-System verknüpft ist. Das wichtigste Ziel dabei lautete, Medienbrüche so weit wie möglich zu verhindern und somit durchgehende und für alle Beteiligten effizientere Prozesse zu etablieren. Kundinnen oder Kunden laden ihre zu korrigierenden Dokumente hoch, erhalten sie ebenfalls digital zurück und verwalten auch ihre Rechnungen. Kurz: Sie erledigen ihre gesamte Kommunikation mit Rotstift über das neue Kundenportal. «Wenn Sie das wollen», ergänzt CEO Stephan Jung. Denn genau hier liegt der Knackpunkt: «Auch wenn die Vorteile aus unserer Sicht auf der Hand liegen, müssen wir die Kunden erst von dieser neuen Lösung überzeugen.» Gleiches gilt auch für die Mitarbeitenden, die aktuell im Umgang mit dem neuen System geschult werden. «Korrektorat war immer ein papierlastiger Beruf, da bedeutet eine solch umfassende Digitalisierungsmassnahme natürlich einen massiven Eingriff», so Jung weiter.

Umfassende Digitalisierungsstrategie

Stephan Jung wurde im November 2018 als Geschäftsführer der Rotstift AG berufen; zuvor war der studierte Betriebswirtschaftler als Controller bei der Messe Schweiz tätig und schloss parallel dazu Masterstudium in Wirtschaftsinformatik ab. Seine Vorgängerin Sandra Honegger Zürcher, die viele Jahre an der Spitze des Unternehmens stand, hatte grosse Weitsicht bewiesen und dem Verwaltungsrat die Verpflichtung eines CEOs empfohlen, der die digitale Transformation vorantreibt. Als Stephan Jung ins Unternehmen eintrat, hatte Rotstift bereits einen «Digital Checkup» hinter sich und daraus das Kundenportal als «Digital Project».

Medienbrüche beinahe vollständig eliminiert

Wird im neuen Kundenportal ein Dokument zur Korrektur hochgeladen, sind gleichzeitig einige Pflichtfelder auszufüllen, welche die für Rotstift entscheidenden Angaben abfragen. «So entstehen strukturierte Daten und wir müssen nicht aus einer Mail herausfiltern, was der Kunde genau möchte», so Stephan Jung. Das steigert die Effizienz erheblich: Es kommt zu deutlich weniger Nachfragen und Leerläufen aufgrund fehlender Informationen. Eingehende Dokumente müssen nur noch kurz vor allem auf ihren Umfang hin überprüft werden und gehen dann direkt zur Korrektorin oder zum Korrektor, die sie ebenfalls über das Portal abrufen. «Ein positiver Nebeneffekt davon ist, dass wir mehr Zeit für wirklich komplizierte Aufträge haben, die schon in der Administration erhöhte Aufmerksamkeit erfordern», erklärt Stephan Jung. Das Korrektorat selbst erfolgt heute in den meisten Fällen bereits über die Kommentarfunktion in PDF-Dateien oder den Nachverfolgungs-Modus von Office-Dokumenten. Das entspreche auch den aktuellen Kundenerwartungen, so Jung: «Viele kennen die klassischen Korrekturzeichen heute nicht mehr und wissen gar nichts mit ihnen anzufangen.» So kommt es tatsächlich zu keinen Medienbrüchen mehr und die Dokumente werden durchgehend digital bearbeitet. Die einzelnen Fälle, in denen Texte auf Kundenwunsch noch ausgedruckt, mit Korrekturzeichen versehen und wieder eingescannt werden, tun dem Erfolg dieser Lösung keinen Abbruch.

Unkomplizierte Zusammenarbeit

Die Handelskammer beider Basel unterstützte das Projekt finanziell. «Die Zusammenarbeit lief unkompliziert», erinnert sich Stephan Jung. «Wir definierten Meilensteine, deren Einhaltung regelmässig überprüft wurde, bevor die nächste Tranche der Unterstützung ausbezahlt wurde.» Das zusätzliche benötigte Know-how kam vom IT-Provider, mit dem Rotstift zusammenarbeitet, sowie vom Anbieter der Software für das Kundenportal.
Neben der finanziellen Unterstützung bietet die Handelskammer auch ihr Netzwerk an. Mitglieder profitieren im Rahmen von "be-digital" von den Kontakten zu Unternehmen, Hochschulen und der Innosuisse, welche Unternehmen dabei unterstützen Projekte im Bereich der Digitalisierung erfolgreich umzusetzen.